■あなたは、自分のスケジュールをどのように管理していますか?
手帳で管理されている方。
スマホのアプリで管理されている方。
PCのソフトで管理されている方。
いろいろ自分なりの管理手法をお持ちだと思います。
仕事には大きく分けて2つあります。
「タスク」と言われる期日はないけどやらなければいけない仕事。
「アポイントメント」と言われる期日のある仕事。
私の場合はグーグルカレンダーですべて管理しているので、
どちらも一目でわかるようになっています。
■「アポイントメント」は日時を入れて入力します。
「タスク」は時間の部分を「終日」にチェックを入れて、
上のほうにまとめて出てくるようにしています。
その日やらなかったタスクや
忘れないためにメモして残している程度のタスクは、
ドラックして、次に思い出したほうがよさそうな日に
日付だけ変更をします。
■私はスケジュール表への入力の際に
管理すべきタスクは3つあると考えています。
1)
自分が自分と約束をした、
実行責任が自分にある約束。
2)
自分と相手とお互いに約束した、
お互いに実行責任のある約束。
3)
相手が自分に約束をしてくれた、
実行責任が相手にある約束。
■周りを見ているとよく忘れがちなのが、
3)の約束です。
相手に実行責任があるからと、
頼んだらやってくれると思い、
管理していない方が多いようです。
その場合、例えばこんな会話になります。
自分「これ〇日までにやっておいてもらっていい」
相手「わかりました!」
自分(期日が過ぎてからそう言えば頼んだ件の報告がないことに気づく)
自分「〇〇さん、そう言えばこの間頼んだ件、どうなった?」
相手「あーすいません。まだできてないんです」
自分「だったらそうならそうと言ってくれないと困るじゃないか!」
相手「すいません。・・・・」
こんな感じですね。
■相手に「これお願いします」と伝えたら、
やってくれていると勘違いをしてしまう。
やることを前提に、実行責任だけでなく、
約束の履行まで相手に依存してしまうパターンです。
本来は約束の履行は、
「伝えた側」と「伝えられた側」双方にあります。
特に管理者はその間違いを犯しがちです。
だから
「頼んだのになんでやってないんだ!」
と言った類のことを言う羽目になってしまいます。
これは実行責任者である相手も悪いですが、
困る約束の管理まで相手に依存してしまった
管理者側にも問題があります。
■もしこの場合、自分が
「これ〇日までにやっておいてもらっていい?」
といった後、すぐに自分のスケジュール表に
アポイントメントとして入力していたとしたら
こういったトラブルは避けられますよね。
大切なことは、
相手に仕事のミスや間違いを起こさせないための
仕組みを作ったりフォローをすることも管理者の責任だということです。
これをやれるようになると、
言った言わない、忘れた、などのトラブルも激減するので、
怒る回数も減らせます。
いわゆる怒りのダイエットですね(笑)
■すでに完璧に管理されている方はいいのですが、
部下に怒る頻度の多い方は、
自分の部下に実行責任のあることでも、
約束の管理まで部下に依存していないかを
一度見直してみてください。
伝えたらやってくれると思うのは上司の妄想です(笑)
もちろん、伝えたらちゃんとやってくれる人もいます。
でも、残念ながらその部下なりの理由があって、
手が付けられずにいたりすることもあります。
その時のために、実行責任は部下にあることでも、
約束の管理だけはしっかり自分でやってみてはいかがでしょうか。
きっと仕事がスムースにいくようになりますよ。