効率を上げる仕事の見直し方12ポイント

■効率を上げるため

定期的に仕事の見直しをする。

生産性を上げるために

効率を上げることが大切。

あなた(会社)は、

仕事の効率を上げるために、

普段どのような工夫をしているか？

 

なぜ、定期的に

仕事の見直しをする必要があるのか？

それは、

人は気づかないうち仕事をつくるからだ。

仕事のゴミがたまるのだ。

時間的な余裕があると、

組織は知らず知らずのうちに

無駄な仕事を作り出す。

特に繁忙期と閑散期の差が

激しい業種に起こりやすい。

繁忙期には無駄な作業を見直す時間もない。

目の前の仕事に忙殺され、

閑散期に生み出した無駄な仕事を放置し、

非効率な組織拡大がされる傾向がある。

普段仕事をしている中で、

周囲が忙しそうにしていると、

「自分も忙しくしなければならないんじゃないか」

と人は不安に思う。

すると

「暇そうにして、遊んでいると思われたくない」

という気持ちから、

実際にやらなくてもいい仕事を、

なんとなくやり始めたり、

不必要な手順を踏むことで、

自分も忙しい人たちの

仲間入りをしようとする傾向がある。

忙しそうな人、忙しそうな部署こそ、

忙しい時間を割いてでも、

仕事の見直しが必要だ。

見直しすることで

新たな問題を発見することもできるし、

仕事の無理、無駄、ムラを

なくすことができる。

 

■あなたは答えられるか？

「普段、あなたはどんな仕事をしているか？」

「どんな仕事に、どのぐらいの時間をかけているか？」

実は毎日の忙しさに追われて、

じっくり考えたことがない人がほとんど。

まずは、この部分をきちんと整理して把握する。

「今日はこれをやらなきゃ。

明日はこれをやらなきゃ」

と思いながら、

時間に追われてひたすら仕事をして、

本当に忙しいのかどうか分からなくなっている。

まずは、自分の仕事内容とかかる時間の把握

「今日1日どんな仕事をしたのか？」

「それにはどのくらいの時間がかかったのか？」

自分がやらなければならない仕事がどれで、　

それにどれくらい時間がかかるかを知る。

 

■そのために、

仕事を「見える化」する。

おススメは、日報で記録をとり、

一定期間で実際にやった仕事と、

実際にかかった仕事を

すべて書き出し把握する。

 

 

■仕事を見直す12ポイント

 

▼仕事の整理

1)日・週・月・四半期

または半期・年単位で定期的にやる仕事、

通常業務以外で突発的に起こる仕事に分類する。

2)仕事を

コーディネート業務、

非定型業務、

定型業務に分ける。

 

▼効率

3)廃止できる仕事はないか。

4)自分以外の人間、他部署、他の職種、

部下などに委譲することで、

効率アップを図れるか。

5)外部業者や派遣、

アルバイトなどに

アウトソーシングできないか。

6)効率を上げるため、

簡略化できる仕事はないか。

7)部署間や他の同僚と

ダブっている仕事はないか。

8)作業の回数を

減らすことはできないかを考える。

 

▼強化

9)１年以上見直していない取引先、

コストはないか。

10)最終的に分類された仕事を

「もっといいやり方がないか」を見直す。

11)最終的に決定した仕事に

必要な人員・所要時間・

役割分担・責任の所在を明確にする。

12)仕事の見直し効果を検証する

 

 

■注意点

列挙した仕事に対して

「何をするか」

を決めるのではなく、

「何をしないか」

を決める劣後順位が大切。

そのために魔法の質問をぶつける

「それをしないと何か困る？」

「そもそもその仕事をする目的は何？」

（どの成果を出すために必要な仕事？）

少しでも迷ったら

まずはやめてみることが大切。

本当に大切な仕事は

迷うことなく残す選択ができるはず。

迷うということは

「もしかしたらやらなくても・・・・」

という気持ちがある裏腹なので、

まずはやめてみることが大切。

必要であれば、

またやり始めればいいだけだ。

 

 

■次回より10月期テーマの

『言葉力』をお伝えします。

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