タイムマネジメントが上手な人の８つの習慣①

■午前中を大切にする

睡眠をとって脳を休めた後の

午前中のほうが、

脳の働きが活発であるため、

タイムマネジメントが上手な人は

午前中を大切にする。

重要なタスクは早めに終わらせて、

午後からは重要でない仕事などを片付ける。

1日を2分割して考えるといい。

大切な行動20％を午前、

どうでもいい80％の行動を午後にするなど。

大切な打ち合わせなど、

重要なスケジュールは、

午前中などのなるべく早い時間に設定する。

一日の後半に入れてしまうと、

それまでの時間は

そればかりが気になって、

集中力が下がり、 

良い仕事が出来なくなり、

時間を無駄にしてしまう。

 

■集中力をコントロールしている

仕事ができる人=マルチタスクが上手、

というイメージがあるが、

実はマルチタスクは非効率。

マルチタスキングをすれば生産性は

最大４０％低下するというデータもある

（米国心理学会APA） 。

タスクが複数ある場合は、

時間を区切って、

それぞれの一つずつのタスクに

集中することが大切。

（集中する時間を作る）

一つの例として、

報・連・相のルール決めをする

という方法がある。

そのために、まずは

「何かあったらいつでも相談して」

といういい人になるのをやめる。

報・連・相の時間を決めないと、

日々発生する報・連・相が、

部下の数が多いほど

切れ目なく来てしまう。

すると、プレイヤーとしての

自分の時間を確保するのが難しくなる。

結果、手当の付かない残業や、

家やカフェでの仕事が増える。

だからこそ、

報・連・相の時間を決めて、

自分も部下も集中する時間を確保する。

例えば、朝、昼、夕の

 

9:00～10:00、

13:00～14:00、

17:00～18:00、

しか報・連・相はお互いにしない。

午前中はお互いに

報・連・相をしない、

など。

実施メリットは、

・報・連・相の時間を

決めなかった時よりも、

報・連・相が徹底される。

（機会損失の恐怖）

・時間を決めなかった時よりも

コミュニケーションが良くなる。

・自分のプレイヤーとしての

時間も確保しやすくなる。

・部下もそれ以外の時間は

自分の仕事に集中できる。

（上司の都合で掛けられる声が減る）

などのメリットがある。

実施した人の感想を聞いてみると、

・気が散る要素がない

・雑音のない

など、集中する時間を作れると

66％が生産性が上がると答えている。

その理由として

「気が散る要素が少ない」

と答えたのは76％にものぼる。

自由になる時間をまとめると、

仕事の効率が上がる。

集中する時間がわかる分、

仕事の組み立てもしやすくなる。

 

■「ＮＯ」を言うのが上手い

「失礼だと思われたくない」

「冷たいと思われたくない」

といった感情から、

日本人の多くは

「NO」を言うのが下手。

しかし、

タイムマネジメントが上手い人は、

自分の重要なこと以外は

ムダだと考えていて、

しかもそのムダを切り捨てながらも

周囲に嫌われることはない。

基本は

「謝ること」

「納得のできる理由を提示すること」

「代替案を出すこと」

が断り方のコツ。

 

 

次週につづく・・・・。

メールマガジンに関するご意見・ご感想はこちら

一覧に戻る