タイムマネジメントが上手な人の８つの習慣③

■事前準備を怠らない

毎日、次の日の準備を

入念に行なうのはもちろん、

プレゼンや会議などの

事前準備もしっかり行なう。

後からバタバタして焦ったり

ムダな時間を使ったりするくらいなら、

万全に準備をしようというのが

タイムマネジメント上手な人の考え方。

 

▽残業の申告制（計画残業）

残業をする場合は、

その日の朝、

または前日の夜、

仕事の状況を考え

計画性を持って申告書を上長に提出する。

夜になって提出するのは、

突発的なことがない限り、

計画性がない仕事の進め方を

している証拠として認めない。

 

▽残業が発生する理由は３つしかない。

1)そもそもの仕事量が多く勤務時間内で終わらないから

2)突発的に何か仕事が降ってきたから

3)事前の業務時間の見積もりが甘いから

 

これを日報を使って計画性をもち、

仕事の準備をしっかり行うことにより、

原因を突き止めて、

なくす(減らす)ことができるようになる。

 

■作業の時間と手順を把握して取り組む

「自分は、何にどれくらい時間がかかるのか」

をわかっているのが、

タイムマネジメントが上手な人の特徴。

下手な人は、

何でも行き当たりばったり行動する。

「とりあえずやってみよう」と

物事に取り掛かってから、

必要な道具が

揃っていないことに気づいたり、

そもそも手順を間違えていることに

後から気付いたりすることもしばしば。

結局やり直すハメになるなど、

ムダな時間を過ごすことになる。

 

あなたは答えられますか？

「普段、あなたはどんな仕事をしていますか？」

「どんな仕事に、どのぐらいの時間をかけていますか？」

 

忙しく時間がないと思っている人は、

「今日はこれをやらなきゃ、明日はこれをやらなきゃ」

と思いながら、

時間に追われてひたすら仕事をして、

本当に忙しいのかどうか

分からなくなっている。

実は毎日の忙しさに追われて、

じっくり考えたことはない人がほとんど。

まずは、この部分を

きちんと整理して把握する必要がある。

 

そのために、自分の仕事内容と

かかる時間の把握をする。

「今日1日どんな仕事をしたのか？」

「それにはどのくらいの時間がかかったのか？」

自分がやらなければ

ならない仕事がどれで、　

それにどれくらい

時間がかかるかを知る。

 

なぜ、こういった作業が必要か？

それは、人は気づかないうち

仕事をつくる生き物だからだ。

時間的な余裕があると、

組織は知らず知らずのうちに

無駄な仕事を作り出す。

特に繁忙期と閑散期の差が

激しい業種に起こりやすい。

繁忙期には無駄な作業を

見直す時間もない。

目の前の仕事に忙殺され、

閑散期に生み出した無駄な仕事を放置し、

非効率な組織拡大がされる傾向がある。

普段仕事をしている中で、

周囲が忙しそうにしていると、

「自分も忙しくしなければならないんじゃないか」

と人は不安に思う。

すると

「暇そうにして、遊んでいると思われたくない」

という気持ちから、

実際にやらなくてもいい仕事を、

なんとなくやり始めたり、

不必要な手順を踏むことで、

自分も忙しい人たちの

仲間入りをしようとする傾向がある。

忙しそうな人、

忙しそうな部署こそ、

忙しい時間を割いてでも、

仕事の見直しが必要。

見直しすることで

新たな問題を発見することもできるし、

仕事の無理、無駄、ムラを

なくすことができる。

 

そのために、日報を使って

定期的に仕事の仕分けを行うことを勧める。

日報で記録をとり、

一定期間で実際にやった仕事と、

実際にかかった仕事をすべて書き出し把握する。

数年前にレコーディングダイエット

というダイエット方法がはやったが、

仕組みは一緒で、

仕事をレコード(記録)して、

仕事のダイエットをしようというものである。

書くという行為は

不明確なことを明確にしてくれる威力がある。

 

仕事の仕分けの注意点としては、

列挙した仕事に対して、

「何をするのか？」

を決めるのではなく、

「何をしないか？」

を決める劣後順位が大切だ。

そのために、日報で浮き彫りになった

自分のしている仕事に対して

下記魔法の質問をぶつけて整理する。

「それをしないと何か困る？」

「そもそもその仕事をする目的は何？」

（どの成果を出すために必要な仕事？）

少しでも迷ったら、

まずはその仕事はやめてみる。

人間バカではないので、

本当に大切な仕事は、

迷うことなく残す判断をする。

迷うということは、

「もしかしたらやらなくても・・・」

という気持ちがよぎったということなので、

まずはやめてみる。

仕事の仕分けのコツは、

やめることが優先。

なぜなら、

タイムマネジメントの秘訣は・・・

「より少ない時間で

より多くのことをして、

成果を出すことではない。

より少ない時間で、

より少ないことをして、

より多くの成果を出すこと」

だからだ。

 

 

本日のメルマガが今年最後になります。

今年もありがとうございました。

良い年をお迎えください。

 

次回2020年1月からは

自制心がはじまります。

来年もどうぞよろしくお願いいたします！

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